Caso práctico de un proyecto Contract

Ejemplo práctico de Proyecto Contract-Iteknia paso a paso.

Escrito por: Eduardo Macías.

Reunido con algunos de mis compañeros de La Cámara de la Industria Mueblera del Estado de Jalisco (CIMEJAL) y miembros también de la Asociación de fabricantes de Muebles de Jalisco (AFAMJAL), les explicaba mi intención de ser un promotor de los ecosistemas Contract. Mientras más empresas en México tengamos el nivel de calidad para Hospitality, más atractivos seremos para los mercados globales y la demanda por nuestros productos se incrementará, beneficiando la economía nacional y del Sector Mueblero, así que, dedicado a mis compañeros antes mencionados a cumpliendo mi promesa a los lectores de mi anterior post les presento un ejemplo de un proyecto Contract-Iteknia.

Gracias al prestigio ganado en Iteknia como La Empresa Contract de México, fuimos invitados a concursar el equipamiento del Hotel María Isabel Sheraton en la Ciudad de México. Tomaré este proyecto como base, debido a la excelente forma metodológica en que se llevó y a que es uno de los tres proyectos donde hemos suministrado: lámparas, cuadros, mobiliario y cortinas, instalado por habitación.

En este desarrollo cuidaré especialmente dos aspectos:

1. Garantizar la confidencialidad de la información de mi cliente.
2. Presentar los puntos a forma de Check list para ser breve en la cantidad de pasos y solo acotando notas en los que así convenga. Reservaré aunar en más detalle y estaré a las órdenes de mis lectores cuando ellos me lo soliciten de manera directa o pública.

Este no es un post para una lectura amena, es un documento de consulta que puede ser una lista de actividades muy importantes para que otras empresas puedan ingresar a concursar en proyectos Contract de este tipo.

Sin más entonces les presento por etapas una secuencia de actividades y documentos que suceden en este tipo de proyectos Contract.

Etapa de Selección de Proveedores

1. El Hotel propietario del proyecto algunas veces contrata a una Empresa Administradora o Dirección de Obra o Proyecto.
2. La Dirección de Proyecto realiza la Evaluación de Viabilidad de las empresas concursantes. Solicitando: CV, Estados financieros, descripción de personal, maquinaria, certificados de sustentabilidad de materia prima, información sobre el personal de la empresa, referencias.

Etapa de entrega de Habitación Modelo

1. Invitación a concursar habitación modelo y presentación de muestras.
2. Firma de contrato de confidencialidad de información.
3. Entrega del proyecto FF&E. (Furniture, Fixtures and Equipment), es el compendio de especificaciones para el equipamiento.
4. Aclaración de especificaciones.
5. Entrega de cotización de habitación modelo y muestras físicas de todas las piezas.
6. Evaluación por parte del cliente de las piezas y contratación de habitación modelo (esto no garantiza ninguna ventaja en el proyecto).
7. El cliente solicita ajustes a las muestras para que la habitación modelo se apegue más al producto esperado.
8. Presentación de prototipos y ajuste hasta llegar al producto deseado por el cliente.
9. Suministro e instalación de habitación modelo.
10. Revisión de la Habitación modelo por el Diseñador y por el Corporativo del Hotel.
11. Realización de actas de mejora.
12. Realización de correcciones a las muestras.

Etapa de Concurso de FF&E

1. Entrega de bases de concurso por parte del cliente a los proveedores seleccionados.
2. En dichas bases pueden solicitar:

1. Cuestionario de Seguridad, Salud y medio ambiente.
2. Cartas de recomendación y actas de entrega – recepción de los últimos trabajos realizados de este tipo de proyectos, describiendo plazos y costos.
3. Certificado expedido por su compañía de seguro, donde conste el límite máximo de importe que dispone al contratar una póliza por todo riesgo.
4. Certificado expedido por su compañía afianzadora donde conste el límite máximo del afianzamiento disponible al momento de la empresa.
5. Listado  de  proveedores  que  generalmente  utiliza  para  abastecerse, indicando  promedio  anual  de  compras (con datos de contactos)
6. Manual de Procedimientos para la selección de subcontratistas competentes y los métodos de categorización  de  las  normativas  de  seguridad.
7. Descripción de métodos que pondrá en  práctica  para  verificar  la  coordinación  del  trabajo  de  los subcontratistas. Incluir ejemplos.
8. CV del  personal  sugerido  para  la  ejecución  del  proyecto en  los cargos gerenciales más importantes.
9. Procedimiento de coordinación  del  trabajo  de  subcontratistas  con  el  nivel  de calidad exigido.
10. Relación de recursos CAD, detalles y sustentar si son propios de la empresa.
11. Copia de la política y del organigrama de seguridad y salud y cómo  se  implementan  las  normativas  de salud,  seguridad  y prevención contra incidentes.
12. Programas  de  capacitación  relativos  a  las  áreas  de  salud  y seguridad y el porcentaje de su personal que recibió capacitación y de que tipo en los últimos dos años e incluya copia del último programa de capacitación.
13. Medios  que  tiene  a  su  disposición  para  alcanzar  y  mantener  niveles satisfactorios  de  seguridad  en el proyecto.  Incluya  ejemplos:  informes  de  auditorías, programas de inspección, listados de control de normas de seguridad, etc.
14. Procedimientos para el cálculo de riesgos.
15. Sistema de control para el cumplimiento de  las  normas  de  salud  y seguridad  en  su  empresa.  Con estadísticas de  accidentes  en  los  últimos cinco  años  y  sus  proyecciones  relativas  a  la  seguridad  para  el  año  próximo.
16. Formato de la “Determinación de la prima en el seguro de riesgos  de  trabajo  derivada  de  la  revisión  anual  de la  siniestralidad”  (IMSS)  del ejercicio anterior y actual.
17. Procedimiento para mitigar los  impactos ambientales en el proyecto.
18. Descripción de áreas de competencia, conocimiento, experiencia o equipos en su empresa que podrían  ser  de  utilidad  en  el  proyecto.
19. Sistemas de IT, software y procedimientos de aplicación en el proyecto.
20. Listados de Equipos, maquinarias, plantas físicas y medios  de logística que posee (propias).

1. Información con declaración Jurada:

1. Últimos 2 (dos) últimos estados financieros auditados por contador externo (enviar copia de cédula profesional del contador y registrado en el colegio de contadores).
2. Copia de la última declaración anual de pago de impuestos.
3. Copia del RFC.
4. Copia de su acta constitutiva incluyendo poder para firma del representante legal.
5. Copia del organigrama Técnico-Administrativo de la empresa.
6. Autorización de investigación en Buró de Crédito.
7. Copia del formato de la Determinación de la Prima en el seguro de Riesgos de Trabajo derivada de la revisión anual de siniestralidad de los 2 últimos ejercicios.

1. Junta de aclaración de Bases. (puede ser una etapa aclaraciones por escrito).
2. Entrega de propuestas comercial y técnica por parte del proveedor.
3. Debido a que algunos clientes contratan a su Dirección de Obra para la adquisición del FF&E suelen solicitar que la propuesta comercial o cotización sea presentada como una obra civil, con los elementos listados en seguida. Este mecanismo desde nuestra experiencia es un error común que complica fuertemente el análisis y control del proyecto a la Dirección de Obra.

1. Análisis de precios Unitarios
2. Costos de materiales
3. Relación de equipos y costos hora
4. Costos Indirectos
5. Costos Directos
6. Programa de erogaciones
7. Determinación del cargo por utilidad

1. Aclaración de propuestas.
2. Asignación de proveedor.

Etapa de Contratación 

1. Entrega de Orden de Compra por parte del cliente o firma de contrato.
2. Entrega de Fianzas y Seguros.
3. Entrega de Satic.
4. Acuerdos en:

1. Calendario de obra y cronograma de entregas.
2. Porcentaje de retención por reparaciones o garantía.
3. Forma de aplicación de órdenes de cambio.
4. Forma de ajuste de precios en caso de desfase de obra.
5. Tiempo y forma de liberación de fondo y fianzas.
6. (aunque todo esto queda en Contrato he querido mencionarlo de manera separada por la importancia que representa para el contratista).

1. Firma de:

1. Compromisos de cumplimiento de Estandares de sustentabilidad
2. Compromisos de formatos de reportes.
3. Compromisos de estandares para la protección del medioambiente, higiene y seguridad.
4. Procedimientos para contratistas
5. Políticas de Seguridad en Sitio.

Etapa de Producción 

1. Entrega de planos técnicos y muestras físicas de terminados para su firma de validación.
2. Entrega-recepción de Anticipos.
3. Validación de prototipos.
4. Verificación en sitio de instalaciones para ratificar que el ingreso del mobiliario sea viable, que los muros soporten la carga de mobiliario y cortinas (o solicitar refuerzos), ratificar medidas para el adecuado acomodo de mobiliario, revisar sitios de descarga y reglamentación para vehículos de carga.
5. Planeación de medidas para maniobras tomando en cuenta el cronograma de entregas y las condiciones de climatológicas del sitio.
6. Entrega al cliente de Programación de producción, abastecimientos, volumetrías, almacenaje y logística de entregas.
7. En caso de entregas por etapas, elaboración de reciclaje de material.
8. Plan de manejo de desperdicios.
9. En el caso de requerirse un ajuste en cantidades, realización de Órdenes de Cambio y ajustes a documentos de control.
10. Visitas de control por parte del cliente y de la Afianzadora.

Etapa de Entrega Física

1. Aviso de avance de obra lista para montaje.
2. Verificación de situación de obra para montaje.
3. Etiquetado de mercancía por Pieza + Contenedor + Por número de habitación.
4. Seguro del transporte.
5. Informe al cliente sobre, datos del transporte, conductor, seguro y bitácora de revisión del transporte.
6. Procedimiento de recepción de mercancía a la descarga de camión.
7. Reporte de FF&E ingresado por habitación.
8. Proceso de montaje.
9. Impartición o participación en plática de seguridad al personal en Sitio de montaje.
10. Revisión y llenado de bitácora en Obra.
11. Entrega de mobiliario a Dirección de Obra y revisión de calidad y cantidades.
12. Entrega a cliente mediante plano de montaje por habitación.
13. Observaciones del cliente y correcciones por parte de contratista, en caso de quedar algún pendiente, elaboración de acta compromiso de corrección.

Etapa de Entrega Documental.

1. Formato de Estimación de FF&E entregado y control de cantidades, presupuesto y amortización de anticipos.
2. Soporte de ingreso de mercancía y recepciones de Dirección de Obra y Cliente.
3. Entrega del listado de personal involucrado y sus soportes de pagos IMSS.
4. Soporte Fotográfico del proceso.
5. Soporte de sustentabilidad de materias primas usadas, flamabilidad, ANCE y NOM de lámparas.
6. Entrega de guías de mantenimiento, conteniendo información de lacas de madera, composición de telas, instrucciones de lavado.
7. Listado de proveedores de refacciones del equipo entregado.
8. Guía para aplicación de garantías.
9. Constancia de realización de cursos de capacitación a personal de Mantenimiento y Ama de Llaves.
10. Fianza de vicios ocultos.
11. Constancia de No adeudo a proveedores ni sub contratos.
12. Cancelación de Satic.
13. Acta de Entrega Sustancial o Terminación Definitiva de Obra.
14. Estimación Finiquito.
15. Facturación.
16. Planos As Built.

Espero que encuentres en esta lista algunas respuestas que puedan sumar en la mejor elaboración de proyectos para suministro de mobiliario en hotelería.

Cualquier duda me reitero a tus órdenes.